做好基层单位办公室工作的几点思考

　摘 要：办公室是一个综合管理服务部门，承担着上情下达、下情上报、综合管理、沟通协调、对外联系和服务保障等重要工作，具有重要的地位，是保证机关正常运行的枢纽。要做好机关办公室工作就要具备一专多能的素质，能够处理好两种关系，具有三种意识，具备四种能力。

　　关键词：办公室工作；职能；思考
　　
　　办公室是一个综合性的管理机构，是一个机关正常运行的枢纽，承担着为领导提供决策，为部门服务的职责，是对外交流的窗口。办公室工作的水平和效率往往是一个机关整体外在形象的体现。随着科技的发展，以及党的群众路线实践教育活动的深入开展，办公室的重要性也更加凸显，同时对办公室工作也提出了更高的要求。办公室如何来适应新的形势，不断地改进工作方式，创新性地开展工作是当前办公室工作人员值得思考的一个课题。
　　1 办公室的职能
　　办公室是一个机关承担“办公、办会、办文”为主要工作的综合机关，在机关的运行中发挥着中枢神经的重要作用。
　　首先，办公室是领导决策的智囊团。在领导进行决策的时候，能够充分发挥参谋的作用，为领导进行科学决策提供建议策略。
　　其次，办公室是综合协调、上传下达的指挥部。承担着上情下达，下情上报，对内对外沟通协调的作用。
　　再次，办公室是综合服务部。服务是办公室工作的一个重要职能，不仅要为领导服务，为机关服务，还要为基层服务。
　　最后，办公室还承担着助手、督导督办的职能。办公室职能发挥的如何直接影响着机关的形象，影响机关事业的发展。
　　2 办公室工作的特点
　　办公室作为一个综合的管理服务部门，它的职能特点决定了办公室工作应该具备两个属性，分别是服务性和从属性。办公室作为领导的参谋助手，首先应该以服从作为工作的基本原则，同时在工作中还要做到发挥自己的主观能动性。办公室的职能特点决定了办公室的工作比较琐碎繁杂，具有以下几个方面的特点。
　　2.1 办公室工作具有很强的服务性
　　服务性强是办公室工作非常重要的一个特点，主要体现在：一方面要为领导提供决策服务，充分担当好领导的助手。经常性的开展一些调查研究活动，为领导制定科学的决策提供有力的依据；另一方面为机关服务，担当好上传下达的任务，综合协调机关的大小事务，同时会议多，办公室要做好基本的保障服务的职能。
　　2.2 办公室具有很强的综合性
　　办公室的综合性主要体现在机关的大小事务都要参与，在工作上要有全局意识和大局观念。尤其是要具备综合处理问题、分析问题的能力，办公室工作人员的综合素质要过硬，不仅要有过硬的文字功底，还需要良好的口才和遇事能办的能力。另外，办公室的工作涉及的面比较广，可以说渗透到机关的方方面面，不仅包括文书处理、调查研究、会务接待、对外交流、档案管理、机要保密，还包括信访、后勤服务等工作。可以说，办公室是一个综合性很强的机构。
　　2.3 办公室工作具有很强的慎密性
　　办公室在机关中发挥的事枢纽的作用，起着协调内外，上传下达的作用，在繁琐中透着细致。尤其是细节决定成败，办公室工作稍有不慎出现一个小问题可能就会影响全局。因此，办公室工作具有很强的缜密性。尤其是对于办公室工作人员来说，不仅要具有细心的工作品质，和很强的责任意识，还需要很好的缜密思维，在工作中不论是大小事务都不能出错，同时还需要作出亮点。
　　3 如何做好机关办公室工作
　　办公室的职能和工作特点决定了办公室的工作具有很强的服务性，涉及面广，事务琐碎繁杂，综合性强。因此，在新形势下如何做好办公室工作，结合办公室工作的实际经验，笔者认为应该从以下几个方面努力。
　　3.1 具备一专多能的素质
　　办公室是一个综合的管理岗位，要求办公室工作人员要具备较高的政治理论素质和文化素养。不仅需要过硬的文字功底，调查研究和客观分析事实的能力，而且还需要多种能力，尤其是组织沟通协调能力，应变能力，还需要办公室工作人员需要一个缜密的思维，做到考虑问题周全，任何事情都能够先学一步，理解的深一层，执行的更好一些。因此，办公室工作人员应该具备一专多能的素质。在政治理论修养上不断提高自己，在综合能力的提升上不断下功夫。
　　3.2 正确处理两种关系
　　办公室有一个重要的职能就是对上对下，沟通协调。因此，就要认真处理好两种关系。一种是工作的从属性。主要体现在在工作中要认真领会领导的意图，不能越权，对于领导布置的督办、电话、接待等任务不折不扣的完成，做到多请示，多汇报，及时与领导进行沟通，接受领导的工作安排，把从属性的工作执行好。另外一种是要具备积极主动性。在工作中要做到多想一步，多理解一层，对于领导没有想到的，办公室要考虑到，虑事要周全，充分体现出主人翁的责任感，这样才能给充分担当好领导的参谋和助手。要处理好这两种关系，办公室工作人员应该把握好工作的从属性和主动性的度，在不越权的情况下，尽最大可能的发挥自己的主观能动性和主人翁的责任感。
　　3.3 具有三种意识
　　首先，具有服务意识。对于办公室工作来说，一个核心的关键词就是服务，所有的工作都是围绕这个中心词来开展的。为领导服务，为机关服务，为职工服务是办公室工作的基本职能。因此，办公室工作离不开服务意识。办公室工作人员要具备良好的服务意识就要做到一方面努力提高自己的服务水平，加强职业素质的提高，另外一方面就要在工作中时时体现服务意识，以服务大家为宗旨，积极配合领导工作，积极热情为职工解决问题。
　　其次，具有奉献意识。办公室工作是一个综合的事务，有时比较琐碎，有时工作任务比较紧急，需要加班加点完成，这就要求办公室工作人员要具有良好的奉献意识。在工作重，任务急的情况下，能够全心的奉献到工作中，保质保量完成工作。 　　最后，具有合作意识。合作意识是任何工作中的工作人员都应该具备的一种素质。对于办公室工作来说，作为一个综合的管理部门，常常需要综合协调，沟通传达，左右交流，甚至有时候需要全力配合其他部门来完成一项工作。这就要求办公室工作人员要具有良好的合作意识。只有通力合作，办公室的整体效能才能充分显现出来。办公室人员要互通有无，及时沟通，在遇到大事面前，以工作为重，善于合作，充分发挥团队的作用。
　　3.4 具备四种能力
　　办公室工作归纳起立主要包括三个方面，办公、办会、办文。因此，要求办公室工作人员要具备非常高的素质和能力，能够游刃有余的对待这三个方面的工作。
　　首先，要具备开口能讲的能力。口才是一个办公室工作人员综合能力的一个重要的方面，由于办公室承担着对外交流，上传下达，接待服务，承办会议等工作任务，所以一个合格的办公室工作人员能够具有开口能讲的能力，充分发挥办公室的职能作用。
　　其次，要具备提笔能写的能力。扎实的文字功底是一个办公室工作人员必须要具备的重要能力。因为，办公室承担着调查研究的工作，要撰写调研报告为领导的决策提供依据，同时办公室的工作总结、计划、大事记、通知等文字材料的起草都需要有过硬的文字功底。
　　再次，要具备遇事能办的能力。办公室工作的一个最大的特点就是涉及的面非常的宽，工作具有不确定性。有时候会临时遇到上级机关或者机关内部的一些紧急事务需要处理，这就要求办公室工作人员应该具备遇事能办的能力。在遇到各种紧急情况的时候，都能干保持一颗清醒的头脑，做到处变不惊，有条不紊地完成工作。
　　最后，要具备问策能对的能力。办公室的一个重要的职能就是领导的参谋，领导的助手。要承担好这个角色，就要求办公室工作人员要具有问策能对的能力。在领导进行决策的时候能够提供一些有参考性的建议，在重大的或者紧急的事情面前能够与领导一起讨论研究，共同想对策，充分发挥好助手的作用。
　　总之，对于办公室工作来说，职能多，责任大，任务重。尤其是作为一个综合的管理服务机构，涉及到方方面面的工作。因此，办公室工作人员要增强对工作的责任心和使命感，从思想素质上下功夫，从基本能力上不断努力，切实的履行好办公室的工作职责，以良好的服务意识和奉献精神投入到工作中，创造性的开展各项工作，让平凡的工作大放光彩。
　　参考文献：
　　[1] 兰达梅.关于做好学校办公室工作的几点思考[J].胜利油田党校学报，2008，（6