政治

当前位置:网站首页 >> 海量论文库 >> 大学论文 >> 政治 >> 浏览论文

推进精细化管理 提高办公室工作效率

文章来源:不详    文章作者:佚名    日期:2015年05月25日
 随着科学化、精细化管理理念不断引入,当前,做好办公室工作,必须紧紧围绕中心工作,把握办公室工作的内在规律,大力推进科学化和精细化管理,加强自身建设,增强创新意识,使办公室各项工作的流程更加优化,职责

 随着科学化、精细化管理理念不断引入,当前,做好办公室工作,必须紧紧围绕中心工作,把握办公室工作的内在规律,大力推进科学化和精细化管理,加强自身建设,增强创新意识,使办公室各项工作的流程更加优化,职责更加明晰,考核更加科学,制度更加严密,督办更加有力,使办公室服务领导、机关和基层的绩效更加显著。

  一、当前推进办公室精细化管理的必要性
  1.推进办公室精细化管理是办公室职能的内在要求
  办公室的主要职能是为领导决策服务、为机关基层工作服务。办公室的特殊职能决定了办公室工作以下几方面的特点:一是工作任务重、事情杂。办公室不仅承担着大量的文稿起草、综合协调、会议筹备、信息反馈、督促检查、接待安排等日常性的工作任务,同时,还要承担许多临时性、应急性和额外性的任务,经常是“上班先到、下班后走、白天做杂事、晚上做正事”。二是工作难度大、要求高。如在参与政务方面,平时由于办公室人员大量时间陷入在事务性工作中,深入实际不够、掌握素材不多、调查研究不足、分析问题不透,导致调研工作脱离实际,无法为领导及时、准确、全面地提供调研材料,参谋助手的作用发挥有限。三是工作影响面广、责任大。“办公室工作无小事”。办公室工作地位特殊,工作头绪繁多而又责任重大,一旦把握不好,处理不当,就可能小事变大事,甚至影响机关的正常运转,影响领导的威信,影响单位的形象。办公室工作的上述特点,决定了办公室工作必须走科学化、规范化、精细化的道路,“在被动中求主动、在无序中求有序、在务实中求精细”。
  2.推进办公室精细化管理是提升办公室工作效能的主要途径
  用高标准来衡量,办公室的工作还存在一些问题和不足:一是疏于政务、忙于事务。办公室的主要精力为一些琐碎的日常事务所牵扯,管理水平不高,领导的参谋助手作用发挥得不够充分。二是疏于管理、责任淡化。工作流程不够精细,岗责体系不够健全,管理制度不够完善,不同程度地存在责任不落实、工作效率不高的问题。责任心不够强,办文、办会、办事还不够干练、不够圆满,有时出一些低级差错,影响工作质量和机关形象。三是疏于服务、忙于应付。主要是工作的主动性、创造性差,成天忙于应付性的工作,“沉”得不够。四是疏于学习、安于现状。认为自己的素质在机关还过得去,不愿意花时间、动脑筋搞学习,对本职工作得过且过。当前,只有全面推进科学化、精细化管理,才能有效解决目前办公室工作中存在的流程不优、岗责不细、职能不顺、落实不够等问题,不断提高办公室工作的整体效能,确保各项工作高效优质、运转灵活、管理有序,更好地为领导、为机关、为基层服务。
  二、全面推进办公室工作科学化、精细化管理
  精细化管理,就是要按照精确、细致、深入的要求,明确职责分工,优化业务流程,完善岗责体系,加强协调配合,避免大而化之的粗放式管理,抓住管理中的薄弱环节,区别不同情况,有针对性地采取措施,抓紧、抓细、抓实,不断提高管理效能。
  1.更新观念,提高认识
  “天下大事,必做于细”。一方面,办公室同志必须牢固树立“细节决定成败”的意识,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,增强工作的自觉性、及时性、细致性、创造性、有效性,力争每项工作都严谨、细致、准确,要努力实现“六个不让”,即不让领导交办的事在自己这里延误、不让传递的文件在自己这里中断、不让办理的文件在自己这里积压、不让各种差错在自己这里发生、不让前来办事的人在自己这里受到冷落、不让办公室的形象在自己这里受损。要努力做到“三个一点”,即常规的事,思路超前一点;急办的事,步伐加快一点;敏感的事,考虑周全一点。另一方面,要戒除三种行为,即遇事怕麻烦,办事凭经验,处事不冷静,无论是办文、办会还是办事,都要增强责任意识、创新意识和程序意识,“不因事小而不为,不因事杂而乱为,不因事急而盲为,不因事难而怕为”。
  2.明确职责,细化流程
  首先,要依职能办事。办公室的主要职责,概括起来就是“履行四大职能,搞好四项服务”,即履行参谋职能,为领导决策服务;履行协调职能,为推动全局服务;履行督办职能,为政令畅通服务;履行保障职能,为机关运转服务。要将办公室的各项职能逐项分解到各系列、各环节、各岗位,明确“干什么”、“怎么干”、“干得怎么样”、“干错了怎么办”,确保岗位职责精细化;按规章办事,按程序运作,按规程服务,既不越位,也不缺位,确保职权人人有、任务个个担、责任人人负、事事有人干。其次,要按流程律事。要按照程序精简、环节顺畅、责任明确、标准细化的基本要求,优化办公室各项工作流程。办公室的核心职能是辅助决策,要以决策的形成、实施、反馈、评估、完善为导向,抓住决策前的调查研究,决策中的对策建议,决策后的督查评估反馈等主要环节来设计工作流程。同时,要逐项建立信息调研、公文运转、秘书事务、信访值班、督促检查、会议管理、信访处理等各方面工作的具体流程,做到环环相扣、互促互动。第三,靠协调成事。机关许多工作归口办公室管理,但又要靠各部门共同落实,需要依靠整个机关、整个系统的力量。因此,办公室要正确定位,摆正位置,加强协作,形成协调配合、齐抓共管的工作格局。主要做好以下“三个协调”:一是做好与领导的协调。及时领会领导意图,把领导安排的工作准确及时地安排、布置、贯彻下去。二是做好与上级机关的协调。对上级机关的发文、通知、安排,及时向领导汇报,在当好“参谋”的前提下,及早拿出思路和方案。三是做好与其它科室之间的协调。在工作中,由于各科室之间的工作侧重点和工作要求不同,不可避免的会产生一些不同的意见,办公室要主动做好协调工作,本着求同存异、顾全大局的原则,及时协调解决。属于需要领导出面协调解决的问题,及时请示汇报,做到既解决问题,又尊重各方面的意见。
  3.完善制度,强化考核
  要对办文、办事、办会、信访、督办等办公室规章制度进行修订、补充和完善,形成规范化的制度体系,坚持用制度来约束行为,规范工作运转,使办公室工作切实做到有章可循、井然有序、周密严谨。重点是要建立和完善以下制度:
  首先,建立工作日志制度。通过建立工作日志,提高办公室干部统筹安排工作的能力和科学利用时间的水平,减少疏漏,杜绝失误。一是日常事务日志。对相关职能部门间业务联系的工作,外来会议通知,领导干部外出、出差、参观、学习、考察等日常事项,建立专门日志,工作完成后,存档备案,以备查询。二是建立个人工作日志。便于经常性地了解和及时推进各自职责范围内的工作。三是建立临时工作日志。对领导交办或其他科室、相关部门请求协助的临时性工作建立台帐,留存记录,防止安排的工作多,顾此失彼。其次,完善绩效考核制度。一是强化目标管理。按各自所担负的职责细化为日常性、阶段性和临时性任务目标,明确完成时限、工作程序和具体要求,实行分工负责,责任量化,年终考核。二是坚持办公室内部工作考核与外部服务对象评议相结合。要健全考核手段。充分运用行政管理信息系统,自动选取并生成相关工作指标。对一些难以量化的指标,辅之以必要的人工方式,人机结合,提高效率。强化考核结果的运用。把考核结果与奖优评先、行政问责有机结合起来,推动办公室各项工作水平的提高。
  三、树立良好的工作作风
  办公室工作科学化、精细化管理措施的落实,要靠扎实的作风来保证。要坚持理论联系实际。办公室“秀才”多,整体文化水平、理论水平较高,要深入基层,深入实际,开展调查研究,将理论转化为推动实际工作的成果。做好一项工作,热爱是前提,奉献是基础。提高办公室工作科学化、精细化管理水平,必须要热爱办公室工作,并视之为崇高事业,甘于奉献,尽职尽责,充满激情地工作,努力在平凡的工作岗位上做出不平凡的业绩。要严谨细致。办公室工作无小事,办公室的每项工作,诸如发一份文件、打一个电话,都可能对全局工作产生影响,因此,必须严格按照职责程序和规范要求,努力做到有百密而无一疏。要牢固树立“细节决定成败”“天下大事,必做于细”的理念,把重视细节作为一种素质,一种修养,一种工作态度,从小事做起,把小事做好,从细微之处见精神、见水平、见魅力。办公室工作效率的高低,直接影响到整个机关、整个系统的效率,因此办公室工作人员要有强烈的效率意识,努力做到闻风而动,雷厉风行,决不允许出现办事拖沓、推诿扯皮等影响工作效率的行为。办公室人员在领导身边工作,代表着领导和机关的形象。必须时刻牢记“两个务必”,模范遵守廉政纪律,自重、自省、自警、自励,一身正气,树立清正廉洁的良好形象。

上一篇:新时期办公室工作精细化管理
下一篇:如何做好计划生育工作人员的思想政治工作